17 Die PPP-Methode gegen Stress
Peter Wyss, ein geschätzter Kollege, für den ich daher kein Pseudonym verwende, pflegte häufig zu sagen:
"Man kann jede Frage in einer Minute, einer Stunde, einem Tag, einem Monat… beantworten."
Für die Projektabwicklung kann dies sehr bedeutsam sein. In einem komplizierten, mit einem unverrückbaren Endtermin versehenen Planungsprojekt habe ich Peter’s Spruch als generelle Strategie zugrunde gelegt und damit viel Stress vermieden. Es funktionierte folgendermaßen:
Die Planung wurde in ihre einzelnen Schritte unterteilt, deren Dauer und Abhängigkeiten festgelegt wurden. Jeder einzelne Schritt wurde z.T. parallel, z.T. nacheinander abgearbeitet, wobei zunächst eine in sich stimmige, aber noch recht globale Teillösung erarbeitet wurde, die dann innerhalb des gesetzten Zeitrahmens immer weiter verfeinert wurde. Am festgesetzten Stichtag, dem jeweiligen Endtermin der Phase, wurden die Arbeiten - ganz im Sinne des gewählten Mottos - tatsächlich beendet, unabhängig davon, ob sie durch weitere Anstrengungen noch hätten verbessert werden können, und der nächste Arbeitsschritt wurde begonnen Dieser Ansatz führte dazu, dass jede Phase termingerecht beendet werden konnte, da es sehr schnell ein Ergebnis gab, das im Rahmen der verfügbaren Zeit immer weiter verfeinert und konkretisiert wurde. Manche Arbeiten konnten dabei früher als geplant vollständig fertiggestellt werden, wobei die freiwerdende Ressourcen den parallel laufenden Phasen zugute kamen. Prinzipiell wurde jedoch jede Phase zum geplanten Termin abgeschlossen und der nächste Schritt strikt nach Terminplan begonnen. Diesem Prinzip folgend wurden sämtliche Zwischentermine eingehalten. Die Leistungen, die weniger Zeit als veranschlagt benötigten ließen genug Spielraum um die “zwangsweise” nach Terminplan beendeten Arbeitsschritte weiter zu verfeinern, bei denen noch einige Feinheiten zu ergänzen oder einige offene Fragen zu klären waren. Während alle Beteiligten bemüht waren, innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens das optimale Ergebnis zu erreichen
Natürlich ist diese Vorgehensweise nicht beliebig übertragbar. Denkbare Einsatzgebiete sind insbesondere alle Bereiche, die mit geistiger Leistung zu tun haben: Forschung, Planung, Entwurf…, nicht jedoch z.B. Bauausführung, Produktion etc.
Wat lernt uns das?
Ich habe diese Vorgehensweise spaßeshalber "PPP-Methode" getauft: Planen mit Peter und Pareto, denn im Grunde genommen ist die dargestellte Vorgehensweise eine praktische Anwendung und eine Variante des oft zitierten Pareto-Prinzips. Demnach können in vielen Fällen rund 80% eines Ergebnisses mit ca. 20% des Aufwands erzielt werden. Darüber hinaus ist die weitere Verbesserung des Ergebnisses nur mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden. Unter begrenzen Ressourcen, sei es Zeit, Personal oder Budget etc., kann die geschilderte Vorgehensweise durchaus sinnvoll sein, auch wenn wir uns als Techniker oft schwer tun, Qualitätsabstriche zu akzeptieren. Statt die Qualität als oberste Prämisse zu akzeptieren und konsequenterweise Terminverzögerungen oder Budgetüberschreitungen zu akzeptieren, kann man das Pferd auch vom Schwanze her aufzäumen und z.B. die Zeit als absolute Priorität einsetzen. Üblich ist dies im Baubereich nicht gerade. Hier ist es gang und gäbe, noch eine Variante zu untersuchen und die vierte Änderung der Änderung vorzunehmen, weil der Architekt oder der Bauherr noch eine “gute Idee” hatte. Und hinterher kommt das böse Erwachen, wenn die Zeit nicht reicht und das Budget überschritten wurde. Stichwort “Planungsdisziplin”
